Norm for behandling av personopplysninger og informasjonssikkerhet i Norges Bordtennisforbund
Integritetspolicy Version 01.08.2018
Integritetspolicy
Parter og ansvar for behandlingen av dine personopplysninger.
Norges Bordtennisforbund, Org. 971 235 403 (NBTF) er ansvarlig for at behandlingen av personopplysninger skjer innenfor rammen av forbundets virksomhet. I noen tilfeller, gjennom felles IT-systemer, er NBTF ansvarlig sammen med Norges Idrettsforbund og Olympiske Komite (NIF).
Hvorfor behandler vi dine personopplysninger?
NBTF er til for sine medlemsforeninger og medlemmer, noe som innebærer at personopplysninger kommer til å bli brukt for å kunne utføre idrettslige aktiviteter og service som forbundet er ansvarlig for. For att forbundet skal kunne drive sin virksomhet i samarbeid med klubbe og regioner, behandles personopplysninger for ulike formål til vår virksomhet. Det handler eksempelvis om konkurranse- og utdanningsadministrasjon, økonomiske transaksjoner, historikk og statistikk.
NBTF er ansvarlig for behandlingen av de personopplysninger som skjer ved:
- Håndtering av medlemskap i forbundet
- Forbundsadministrasjon
- Deltakelse og administrering av forbundets utdanningsvirksomhet
- Deltakelse i konkurransevirksomhet
- Administrering av lisensordningen
- Behandling av søknader og tilskudd
- Oppsett og vedlikehold av resultatlister, historiske data og statistikk
- Kontakt med medlemmer (klubber og enkeltmedlemmer)
- Besøk på vår hjemmeside (www.bordtennis.no)
- Publisering av artikler, bilder og video på NBTFs hjemmeside og sosiale medier
Hvilket lovmessig grunnlag har vi for behandling av personopplysninger?
Det lovmessige grunnlaget for behandlingen av personopplysninger som skjer innenfor forbundets virksomhet fremgår av NIFs lov:
«Medlemskap i idretten, med tilhørende rettigheter og plikter, innebærer at organisasjonsleddene må behandle personopplysninger i ulike sammenhenger som ved administrasjon av aktivitet, personer, forsikringer, kurs og kompetanse, rapportering til offentlige myndigheter med mer. Når en person melder seg inn i et organisasjonsledd inngås det en medlemsavtale mellom personen og organisasjonen. Dette innebærer at organisasjonen har rett til å behandle personopplysninger. For behandling av personopplysninger som ikke følger av medlemsavtalen må det aktuelle organisasjonsleddet sørge for å innhente nødvendig samtykke dersom ikke annet behandlingsgrunnlag foreligger iht. personopplysningslovens §8.»
Hvilken type personopplysninger har vi om deg som enkeltmedlem?
Det vil naturlig vis være noe ulikt fra person til person hvilken informasjon vi har, men det vil kunne være:
Som lisensbetaler: Navn, adresse, e-mail, fødselsdato, kjønn, klassetilhørighet
Som leder, trener, dommer: Navn, adresse, e-mail, kjønn, trener-/dommerutdanning. Personnummer og bankgiro benyttes ved behov, men oppbevares ikke.
Vi viser til informasjon som er lagt ut på NBTFs hjemmeside under «Lisens og forsikringer» der det står følgende om NBTFs lisensinformasjon 2018/2019:
«Når du betaler din spillerlisens og registrerer deg som spiller så vil personopplysninger (navn,
adresse, e-mail, kjønn, fødselsdato, klassetilhørighet) registreres og oppbevares i NBTFs dataregister slik at NBTF skal kunne administrere rankingsystemet, «OnLine Ranking»».
Hvem deler vi personopplysninger med?
NBTF kan i noen tilfeller måtte dele personopplysninger med andre organisasjoner og samarbeidspartnere innenfor idretten, eksempelvis ITTF, ETTU, Norges Idrettsforbund, regioner og andre særidrettsforbund. Dette kan være nødvendig for å kunne oppfylle våre forpliktelser overfor dem, eller for å gi være medlemmer den nødvendige service i forbindelse med deltakelse.
Dersom NBTF må dele dine personopplysninger med andre land vil du bli holdt informert om dette. Det kan eksempelvis bli aktuelt dersom du melder deg på en konkurranse i annet land, eller på annet vis representerer NBTF internasjonalt.
Hvor lenge sparer vi dine personopplysninger?
NBTF gjennomfører en årlig gjennomgang og vurdering av formålet med behandlingen av personopplysningene. Dersom ikke formålet med personopplysningene lenger gjelder kommer opplysningene til å bli slettet.
Hvilke rettigheter har du?
Du som registrert spiller, leder, trener i våre systemer så har du flere rettigheter som du bør kjenne til. Du har rett til å få et utdrag/informasjon om hvilke personopplysninger har om deg.
For eventuelle ytterligere kopier som du etterspør så kan NBTF ta ut en rimelig avgift for administrative kostnader dette medfører. Du kan enkelt be om et registerutdrag i «Min idrett».
Du har rett til å få dine personopplysninger korrigert om de er feilaktige, ufullstendige, eller misvisende.
Du har under visse omstendigheter også rett til å bli slettet fra våre systemer:
- Dersom opplysningene ikke lenger er nødvendige for de formål som de ble hentet inn for
- Dersom behandlingen har grunnlag i et samtykke, som så trekkes tilbake
- Dersom opplysningene benytte i direktemarkedsføring og du ikke ønsker dette
- Dersom personopplysningene har blitt benyttet ulovlig
- Dersom personopplysningene omhandler barn og har blitt samlet inn i et sosialt nettverk
Du kan når som helst utøve dine rettigheter gjennom å be om tilgang til å gjøre rettelser, eller sletting av dine personopplysninger.
Vil du vite mer?
Mer informasjon om hvordan forbundet arbeider for å ivareta dine rettigheter finnes i veiledninger fra Norges Idrettsforbund.
Har du har spørsmål om forbundets behandling av dette, eller vill utøve dine rettigheter kontakter du bengt.paulsen@bordtennis.no på Norges Bordtennisforbund.
Spesifikt for bordtennis.no:
Media
Hvis du laster opp bilder til nettstedet, bør du unngå å laste opp bilder som inneholder informasjon om stedet det er tatt (EXIF GPS). Besøkende på siden kan laste ned og hente ut slik informasjon fra bilder på siden.
Informasjonskapsler
Hvis du har en konto og logger deg inn på dette nettstedet, vil vi opprette en midlertidig informasjonskapsel for å avgjøre om nettleseren din støtter bruk av dette. Denne informasjonskapselen innholder ingen personopplysninger og forsvinner så snart du lukker nettleseren din.
Når du logger deg inn, blir det opprettet informasjonskapsler som lagrer innloggingsinformasjonen din og valg du har tatt når det gjelder hvordan innhold skal vises. Informasjonskapsler med innloggingsinformasjon utløper etter to dager, mens de med visningsvalg varer i ett år. Hvis du krysser av for «Husk meg», vil innloggingsinformasjonen din oppbevares i to uker. Hvis du logger deg ut av kontoen din, vil disse informasjonskapslene forsvinne.
Hvis du redigerer eller publiserer en artikkel, vil ytterligere en informasjonskapsel bli lagret i nettleseren din. Denne informasjonskapselen inneholder ingen personopplysninger, men bare ID-en til artikkelen du nettopp redigerte. Den utløper etter én dag.
Innebygd innhold fra andre nettsteder
Artikler på denne siden kan inkludere innebygd innhold (f.eks. videoer, bilder, artikler osv.). Innebygd innhold fra andre nettsteder oppfører seg på nøyaktig samme måte som om den besøkende hadde besøkt nettstedet som det innebygde innholdet kommer fra.
Disse nettstedene kan samle inn opplysninger om deg, bruke informasjonskapsler, bygge inn sporingssystemer fra tredjeparter og overvåke hva du gjør via dette innebygde innholdet. Dette omfatter også sporing av handlingene dine via det innebygde innholdet dersom du har en konto og er logget inn på nettstedet.
Hvor lenge vi oppbevarer opplysninger om deg på bordtennis.no?
For brukere som er registrert på dette nettstedet, lagres det også personopplysninger som de oppgir i brukerprofilen sin. Alle brukere kan se, redigere og slette sine egne personopplysninger når som helst (bortsett fra brukernavn). Nettstedets administratorer kan også se og redigere denne informasjonen.
Rettighetene dine når det gjelder opplysninger vi har om deg p bordtennis.no
Hvis du har en konto på dette nettstede, kan du be om å få en eksportfil som inneholder personopplysningene vi har om deg. Dette omfatter all data du har gitt oss. Du kan også be om at vi sletter alle personopplysninger vi har om deg. Dette omfatter ikke opplysninger vi er pålagt å lagre av administrative, juridiske eller sikkerhetsmessige årsaker.
Vil du vite mer?
Har du har spørsmål om forbundets behandling av din informasjon på bordtennis.no, eller vill utøve dine rettigheter kontakter du våre webadministratorer på bordtennis@nif.idrett.no.
