1Hall .jpg

FORESPØRSEL OM FRIVILLIGE TIL EVC 2023

NBTF skal som kjent arrangere Veteran EM (EVC) i bordtennis på Oslofjord Convention Center (OCC) ved Tønsberg/Sandefjord neste år. Arrangementet går av stabelen i perioden 26.06.23 til 01.07.23.

I den forbindelse har NBTF behov for et stort antall frivillige, både i forbindelse med rigging og andre forberedelser i forkant av mesterskapet, under selve mesterskapet og også litt i etterkant av mesterskapet. Vi har allerede registrert rundt 100 navn på aktuelle frivillige, men vi trenger mange flere. Vi henvender oss derfor nå til alle bordtennisklubber i Norge for å rekruttere personer som kan bidra til at vi vi får et vellykket arrangement, som både deltakere og frivillige kan se tilbake på med glede, og som vi kan være stolte av.

Vi har åpnet for at også de som skal spille under mesterskapet kan melde seg som frivillige, men ettersom deltakelse gir noen begrensninger i tilgjengelighet som funksjonær, ønsker vi at flest mulig av de frivillige som skal arbeide i de dagene mesterskapet spilles, er «heltidsfrivillige». Dette gir bedre fleksibilitet og enklere logistikk ved planlegging av vaktlister etc. Vi regner imidlertid med at vi ikke kommer i mål uten hjelp fra frivillige som også spiller.

NB! Det er fullt mulig (og ønskelig) å melde seg som frivillig innenfor forskjellige områder, spesielt der hvor opprinnelig aktivitet er tidsbegrenset, eller behovet for antall frivillige endrer seg i løpet av arrangementet. Ved behov må frivillige også akseptere å bli flyttet over til andre områder.

Vi trenger frivillige til følgende hovedaktiviteter:

  • Velkomstteam Gardermoen, Torp og evt Stokke jernbanestasjon. Disse skal ta i mote ankommende spillere/ledsagere, anvise dem til busstransport og evt svare på spørsmål de ankommende måtte ha. Totalbehov anslås å være ca 30 personer. Denne aktiviteten vil være konsentrert om dagene i forkant av mesterskapet (lørdag 24.06 og søndag 25.06)
  • Rigging av spillearenaer, utstillingsområder, akkreditering/informasjons-desker, fellesområder for frivillige etc. Her vil mesteparten av jobben gjøres i forkant av mesterskapet (perioden 21.06 til 24.06). Noe omrigging vil imidlertid også skje under spilleuken.
  • Akkreditering av spillere og medreisende. Denne aktiviteten vil ha sin hovedtyngde lørdag og søndag (24.06 og 25.06.23) før mesterskapet, og egner seg derfor godt for spillere. Anslått totalbehov ca 60 stk.
  • Informasjon. Her vil det være aktivitet både i forkant av mesterskapet (lørdag 24.06 og søndag 25.06) samt under mesterskapet. Anslått totalbehov ca 20 stk. I tillegg planlegger vi å benytte omkringgående (evt kjørende golfbiler) infopersonell på området. Totalbehov ca 10 stk.
  • Bordmanagere og arenamanagere. Under innledende cupspill mandag 26.06 og tirsdag 27.06 trenger vi totalt ca 80 bord managere og ca 16 arena managere. I utgangspunktet skal spillerne dømme selv i puljespillet, hvilket innebærer at behovet for dommere er minimalt i denne perioden. Vi regner med å totalt få på plass ca 80 stk som er godkjent som internasjonale dommere (både utenlandske og norske). Disse kommer vi til å bruke som bord/arena managere mandag og tirsdag. Dette innebærer at behovet for å rekruttere ande bord- og arena managere ligger på ca 20 stk. for puljespillet. For sluttspillet (torsdag 29.06 og fredag 30.06) trenger vi imidlertid totalt ca 50 bord- og arena managere, hovedsakelig knyttet til avvikling av trøsteturneringen, hvor spillerne som taper må dømme neste kamp.
  • Dommere. Vi trenger totalt ca 160 dommere på vakt torsdag 29. og fredag 30.06. 80 av disse er internasjonale dommere, men vi trenger altså ca 80 stykker i tillegg. Ettersom alle spillere får tilbud om trøsteturnering i både single og double, vil det være en utfordring å benytte spillere til dømming, men vi må påregne å måtte gjøre dette. Vi ønsker ikke å pålegge spillere å droppe evt trøsteturnering, men dersom noen er villig til å gjøre dette, ber vi om at dette oppgis ved påmelding som frivillig.
  • Løpegutter/løpejenter. Under mesterskapet, med oppstart søndag 25.06, trenger vi et antall lettbente gutter og jenter som kan være behjelpelig med å bringe beskjeder rundt om i hallene, samt henge opp trekninger og resultater på oppslagstavler. Behovet anslås å være ca 25 stykker totalt.
  • Renhold/rydding. Det anslås å være behov for totalt ca 20 stk til renhold/rydding av spillehallene og evt uteområder. Denne gruppen vil være aktiv fra og med søndag 25.06 til og med lørdag 01.07.
  • Innmarsj og premieutdeling. Vi trenger 56 bunadskledde personer til innmarsjen (forutsetter da at alle medlemsland i ETTU har minst en deltaker). I tillegg planlegger vi benytte folk i bunad under premieutdelingen.
  • Diverse. I tillegg har vi noen mindre områder som krever spesiell kompetanse. Meld deg gjerne dersom du er lege, fysioterapeut, er god til å redigere video, du ønsker å bli journalist, kan tenke deg å være speaker i hallen, er god i spesifikke språk eller har andre egenskaper og talenter vi kan ha bruk for!
  • Aktivitetsledere til å lede de daglige aktivitetene som tilbys i tillegg til bordtennisspillingen. Det være seg beachvolleyball eller andre aktiviteter
  • Hospitality. Dette er personer som skal sørge for å ivareta de frivillige fra inn- og utland, inklusive planlegge og gjennomføre sosiale samlinger/aktiviteter for de frivillige.

Følgende forutsetninger/betingelser gjelder for de frivillige:

  • Heltidsfrivillige får dekket overnatting og mat i den perioden de er frivillige. NBTF bestiller overnatting. Dersom frivillige ønsker å bo på området før eller etter at de skal utføre sine frivilligoppgaver, må de betale kostnadene for denne perioden selv. Dette avklares med sektoransvarlig. Innlosjering vil normalt skje på 2 eller 3-mannsrom. Ungdom vil kunne innlosjeres på rom med flere personer. Det er mulig å oppgradere til enkeltrom for de som måtte ønske det, men da med en egenandel som per dato ser ut til å bli ca kr 650,- pr døgn.
  • Spillere som også jobber som frivillige får dekket overnatting inkl mat i de periodene de jobber som frivillige. Det forutsettes at det jobbes minimum 5 timer pr. dag for å få alle kostnadene refundert for dette døgnet. Spillerne bestiller selv overnatting, og får refundert kr 1263,- pr døgn i etterkant av mesterskapet, i forhold til den arbeidsmengden som er lagt ned.
  • Heltidsfrivillige som kommer fra regionene sør og øst dekker reisekostnadene selv. De fra regionene vest og midt får en reisestøtte på kr. 500,-, og de fra region nord får en reisestøtte på kr. 1000,-. Det forutsettes at man stiller seg til rådighet som frivillig i hele perioden for å få reisestøtte. Tapt arbeidsfortjeneste dekkes ikke. Spillere som også er frivillige får ikke reisestøtte.
  • Laveste alder for frivillige er satt til fylte 15 år. Vi oppfordrer klubbene til å sette sammen en gruppe ungdommer og en voksen leder. Å jobbe under en slik turnering gir meget god læring/kompetanse som er nyttig for å kunne ta på seg større oppgaver ved en senere anledning. NBTF har ambisjoner om å være mer aktiv når det gjelder å påta seg større internasjonale arrangementer i fremtiden (ikke bare på veteransiden).

Ved innmelding av frivillige ber vi om at tabellen nedenfor fylles ut. Det bes om at frivillige som allerede har meldt seg også tas med i listen.

Vi ber om tilbakemelding senest 01.10.22, og ber om at tilbakemelding gis på vedlagte XL-ark!

Påmeldingsskjema EVC 2023.xlsx

STIGA TTEX Norsk Tipping IDRETTSBUTIKKEN.NO Amedia AS VT Profilering Cara AS Thon hotell