Lørdag 13. november møttes deler av gruppen Promotion & Communication, som har hovedansvaret for å få på plass 4.200 spillere og 1.000 medreisende.
Promotion & Communication ledes av Rune Wågelsby, mens undergruppene ledes av Magnus Vikstrøm (hjemmesiden), Marianne Troppen Hornnes (akkreditering), Don Alexander (informasjon), Tommy Østby (foto), Kevin Johansen (media), Unni Halvorsen (sosiale medier), streaming (NBTF/Ghassan Chaer) og EM-program (Per Morten Halvorsen).
På møtet deltok Karl Børre Reite, Øivind Eriksen og Ghassan Chaer fra EVOC (European Veterans Organising Committee), i tillegg til Rune Wågelsby, Marianne Troppen Hornnes, Don Alexander og Tommy Østby.
Møtet ble benyttet til å gjennomføre workshop på innholdet i hver enkelt undergruppe. I tiden fremover vil lederne i undergruppene blant annet rekruttere inn øvrige frivillige som skal planlegge og arbeide videre med egne områder.
