Vi skulle lage et mesterskap med kvalitet, og vi skulle skape en god opplevelse for de tilreisende. Dette fikk vi til. De sportslige forholdene lå godt til rette, kanskje bedre enn i noe veteran-EM hittil. Gjestene satte pris på hall, golv, lys og utstyr - og kanskje spesielt den flotte finalearenaen. Mange satte pris på å kunne trekke seg tilbake på rommet eller leiligheten mellom slagene, og man hadde det hyggelig med morgentrim, strandaktiviteter, minibord og karaoke. Vi fikk også en konsert med Joja Wendt for full sal, og man hadde mulighet til å høre foredrag om folkehelse, nasjonalsporter og bordtennisens historie. Det var enkelte utfordringer med frokostutleveringen. Det var for mange som hentet både tre, fire og fem kasser for mye, på bekostning av andre. Vanskelig å rette opp raskt, og kanskje litt naivt av oss å sette fram "gratis mat" til 2000 personer. Dette var utfordrende for noen, men la ikke en demper på stemningen totalt sett.
Det ble gjort en god innsats for å markedsføre mesterskapet i hele Europa. Analysene våre viser at vi traff godt, og nådde målgruppa like godt som tidligere arrangører. Vi hadde også et ganske godt forhåndssalg, og lå fint i rute til ca. 3600 deltakere ganske lenge. Dette gjorde at vi måtte planlegge for å kunne ta i mot et stort antall. Vi planla derfor ut fra et minstetall på 2000 deltakere. Dessverre "sprakk" dette anslaget de siste månedene. Til slutt endte vi opp på 1800 betalende deltakere. Betydelig lavere enn de siste utgavene av EM, og nede på samme nivå som Finland i 2015. Det gjorde at vi måtte nedskalere og kutte på flere områder. Dette var krevende, men vi fikk det til uten å gjøre for stor skade. Så langt vi kan se ble vi rett og slett "valgt bort" i større grad enn det vi klarte å forutse, ut fra reiseavstand (fly), økonomi (dyre billetter) og at det ble for tett mellom de store veteranstevnene.
Økonomisk sitter vi igjen med utstyr for 1,1 millioner kroner på lager, til bruk for kommende nasjonale og internasjonale stevner. Dette inkluderer bl.a. 2700 kvadratmeter Taraflex mobilt golv, 40 bordtennisbord med tilhørende nett, barrikader, dommerbord osv. Flere av klubbene i nærområdet bidro mye til arrangementet. Disse har mottatt utstyr til totalt 200 000 kroner. "Overskuddslageret" av bord og utstyr er solgt videre billig (innkjøpspris) til klubbenene. Via "Spill for livet" har vi utplassert bordtennisbord inne og ute på skoler, parker og institusjoner i Vestfold og Telemark, til en verdi av ca. 900.000,-. Krone for krone har vi betalt ut ca. 100 000 kroner mer enn vi har fått inn, men sitter altså igjen med mye i pluss. Vi er glade for at vi kom i mål, men det er selvsagt irriterende å ha "gått glipp av" de 1000 ekstra deltakerne.
Vi har lært mye av EVC2023. Vi er ganske gode til å arrangere bordtennisstevner. Samtidig ser vi at vi egentlig ikke satt med kompetansen og kapasiteten som skulle til for å arrangere et stort profesjonelt event. Vi var heldige som hadde en proff partner i Oslofjord Convention Center, og gode støttespillere bl.a. i Vestfold og Telemark fylkeskommune. Det hadde også vært komplett umulig å arrangere et så stort event uten dyktige, flinke, kunnskapsrike og tålmodige frivillige. De fortjener en stor takk!
Nå vender vi blikket fremover. Vi tar med oss erfaringene fra EVC2023 videre, og ser frem til nye internasjonale stevner. Det første blir WTT junior/cadet og NETU i juni 2024.
