Frist for avholdelse av årsmøter utsettes til 15. juni

    153

    Som følge av utviklingen av situasjonen knyttet til koronaviruset, har NIFs generalsekretær i dag besluttet at alle idrettslag gis dispensasjon fra fristen om å avholde årsmøte innen 31. mars. Ny frist er 15. juni.

    Hvem i idrettslaget treffer en beslutning om å utsette årsmøtet?
    Det er styret i idrettslaget som må fatte beslutning om å utsette årsmøtet. Det treffes som et ordinært styrevedtak. Styremøter kan avholdes skriftlig eller per telefon. Det er derfor ikke nødvendig med et fysisk styremøte.
    Styret kan vurdere om det i beslutningen skal settes en ny dato for nytt årsmøte, eller om det skal utsettes inntil videre og heller bestemme en dato på et senere tidspunkt.
    Styret må vurdere hvilke ev. konsekvenser det vil få for idrettslaget å utsette årsmøtet, om det f.eks. er beslutninger årsmøtet må ta raskt og som ikke kan vente.

    Bør idrettslaget kontakte idrettskretsen for råd om det skal utsette årsmøtet eller ikke?
    Det er styret som treffer beslutningen om årsmøtet skal gjennomføres som normalt eller utsettes, og her må styret basere seg på råd fra Folkehelseinstituttet og lokale helsemyndigheter. Idrettskretsene har ikke særlig kompetanse på medisin eller smittevern, og vil bare kunne henvise idrettslaget til den informasjonen som offentlige myndigheter gir, men vil kunne gi andre praktiske råd knyttet til utsettelse eller avholdelse av årsmøtet.

    Må styret søke om dispensasjon?
    Nei, søknad er unødvendig.

    Må styret informere noen om beslutningen?
    Styret må informere egne medlemmer dersom årsmøtet utsettes. Styret bør benytte de vanlige informasjonskanalene.
    Styret trenger ikke å informere verken idrettskrets eller særforbund om beslutningen.

    Hva med rapportering i Samordnet registering?

    Innrapportering skjer elektronisk og kan derfor fint gjennomføres innen fristen 30. april. Idrettslaget må fylle ut det de har av opplysninger om medlemstall mm., mens informasjon som kun foreligger etter avholdt årsmøte, f.eks. nye styremedlemmer osv. først fylles ut på et senere tidspunkt når idrettslaget har avholdt årsmøte.

    Sitter styret og andre tillitsvalgte inntil videre?
    Ja, dersom styret beslutter å utsette årsmøtet, sitter styret og øvrige tillitsvalgte inntil et nytt årsmøte med valg er avholdt.

    Kan idrettslaget avholde årsmøte uten fysisk oppmøte?
    NIFs administrasjon har bedt lovutvalget om en uttalelse knyttet til håndhevingen av NIF og øvrige organisasjonsledds regelverk og lovnormer vedrørende avholdelse av årsmøter/ting i lys av pandemien. Offentlige helsemyndigheter har vedtatt både råd og begrensninger blant annet knyttet til adgangen til å avholde fysiske møter, og det er ventet at ytterligere begrensninger vil kunne bli vedtatt. Dette vil kunne gjøre det umulig eller vanskelig å avholde årsmøter/ting som fysiske møter. Dersom årsmøter/ting ikke kan avholdes, vil dette kunne få store konsekvenser for organisasjonsleddenes virksomhet.
    Administrasjonen har bedt lovutvalget vurdere om organisasjonsleddene kan avholde årsmøter/ting på annen måte enn gjennom et fysisk møte, og eventuelt på hvilken måte.

    Lovutvalgets uttalelse:
    Pandemien er en ekstraordinær hendelse, der befolkningen av helsemessige årsaker er oppfordret til å avstå fra eller redusere fysisk kontakt. Kommunale myndigheter har i tillegg til dette ilagt lokale begrensninger på hvilke arrangementer og møter det er lov til å gjennomføre. Dette er, etter lovutvalgets oppfatning, en hendelse som i rettslig sammenheng er en unntakssituasjon som gir anledning til å fravike plikten til å avholde årsmøter/ting som fysiske møter.
    Det avgjørende ved gjennomføringen av årsmøtet er at dette skjer på forsvarlig måte slik at medlemmene har anledning til å delta i behandlingen av, og fatte vedtak i, de saker som iht. organisasjonsleddets egen lov skal behandles av årsmøtet/tinget. Dette omfatter bl.a. en reell mulighet til å sette seg inn i sakene, uttrykke sin mening om sakene, gjøre seg kjent med andre deltakeres oppfatninger og delta i en avstemming om sakene.
    Idrettslagene kan også velge å dele gjennomføringen av årsmøtet/tinget, slik at enkelte saker gjennomføres på annen måte enn gjennom et fysisk møte, mens andre saker utsettes til årsmøtet/tinget kan avholdes fysisk.

    Er det andre forhold styret bør tenke på når det beslutter å utsette årsmøtet?
    Dersom idrettslaget leier lokaler for å avholde årsmøtet, bør styret vurdere ev. kanselleringsmuligheter, ev. gå i dialog med utleier for å vurdere om det er mulig å flytte møtet uten å betale noe ekstra for dette.

    Kan styret fastsette ny kontingent for 2020?
    Ja, men en eventuell økning ut over konsumprisindeksen må fastsettes av årsmøtet. Dersom idrettslaget har behov for en økning av kontingenten ut over konsumprisindeksen, kan idrettskretsen kontaktes for bistand.

    Hvordan fastsettes nye treningsavgifter?
    Disse kan fastsettes av styret eller grupper/gruppestyrene, og behøver ikke fastsettes av årsmøtet.

    Hva gjør styret med regnskaper og revisjon?
    Styret sørger for at regnskap ferdigstilles og blir revidert som normalt.

    Hva gjør styret med årsmøtedokumenter?
    Alle dokumenter ferdigstilles på vanlig måte i påvente av gjennomføring av årsmøtet.

    Kan et organisasjonsledd gjennomføre årsmøte/ting senere enn den fristen som fremgår av organisasjonsleddets lov som følge av korona-pandemien?
    NIFs administrasjon har bedt lovutvalget om en uttalelse knyttet til håndhevingen av NIF og øvrige organisasjonsledds regelverk og lovnormer vedrørende avholdelse av årsmøter/ting i lys av pandemien. Offentlige helsemyndigheter har vedtatt både råd og begrensninger blant annet knyttet til adgangen til å avholde fysiske møter, og det er ventet at ytterligere begrensninger vil kunne bli vedtatt. Dette vil kunne gjøre det umulig eller vanskelig årsmøter/ting som fysiske møter innenfor den fristen som er satt i organisasjonsleddets egen lov.
    Administrasjonen har bedt lovutvalget vurdere om organisasjonsleddene kan utsette avholdelse av årsmøter/ting til etter den fristen som organisasjonsleddets lov selv setter.

    Lovutvalgets uttalelse:
    Det vises innledningsvis til uttalelse i sak 21/20. Pandemien er, etter lovutvalgets oppfatning, en hendelse som i rettslig sammenheng er en unntakssituasjon som gir anledning til å utsette gjennomføringen av årsmøter/ting til etter den frist som er angitt i organisasjonsleddets egen lov.