Ny kortfattet sammenfatning fra siste styremøte i NBTF

Skrevet av president Erik Lindholm

Her kommer ny kortfattet sammenfatning fra siste styremøte i Norges Bordtennisforbund avholdt 14.nov 2015. Så lenge saker som diskuteres ikke inneholder persondetaljer eller annen sensitiv informasjon bør hele bordtennisnorge vite hva det snakkes i styremøtene. Denne gangen var møtet lagt til Notodden i forbindelse med Norgescup der. Notodden BTK sørget for bra møtelokaler for oss nede ved fotballstadion. Stor takk til Karl-Arne Lia & co. Vil i samme omgang si at det var svært hyggelig å bivåne et bra NorgesCup stevne denne lørdagen. Ryddig og godt organisert med sekretariathjelp fra Lia BTK’s Jens Salvesen. Da er man garantert stålkontroll.

Dette var Notodden BTKs første store stevnearrangement. Bra jobba.

Sak 52/15 Ansettelse av trenere

Det var 6 søkere til både stillingen som landslagstrener Damer (senior/junior) og stillingen som landslagstrener Kadett/Mini kadett jenter. Sektor Toppidrett innstilte enstemmig til styret 2 kandidater her. Olav Haraldseid og Christian Ibenfeldt redegjorde for styret prosessen rundt ansettelsene. Alle stilinger på landslagsnivå vil opphøre pr. 31/7 2016 da toppidrettskomiteen ønsker å vurdere alternative organisasjonsstrukturer for toppidrettsatsingen i Norge.

Sak 53/15 Handlingsplan og budsjett 2016

Dette var dagens største og tøffeste punkt. Tingmøtet i mai ga oss ordre om at i 2016 skulle vi ikke tape penger, budsjettet skulle gå i null. I 2015 er budsjettet satt til minus 560.000 så det er en del grep som må til for å få ned kostnadene/øke inntektene med en halv million. Dette var noen av de parameterne vi hadde som utgangspunkt: – Forrige styre gjorde grep på stillingssiden ved å redusere bemanningen i administrasjonen med 4 til 3 mann. – Lav kronekurs gjør at reiser foretatt i sektor Toppidrett blir 100.000 dyrere – Lav rentesats gjør at vi taper over 100.000 på vårt store bankinnskudd. Her har Generalsekretær/President gjort grep på plassering av pengene slik at vi taper 100.000 i stedet for    150.000,- – Våre inntekter på Post1/2/3 går sannsynligvis ned med et par hundre tusen. Hvor mye vet vi ikke før    våren/sommeren 2016. Vi la inn et estimat med reduksjon på 200.000.

Vi gikk gjennom sektor for sektor med hensyn til hvor vi kunne kutte.

sektor Marked&Media ledet av Tor Hallaråker:

Dette er en sektor med stort sett inntekter og lite kostnader. Sektoren jobber med 6 potensielle sponsorer. Ser ut til å være snakk om årlig inntekt på 200.000. Siden kontrakter for dette ikke er inngått pr nå så kan ikke disse inntektene tas med i budsjettet.

Sektor Organisasjon ledet av Erik Lindholm.

Vi gikk igjennom de ulike kostnadselementene. Sektoren v/Svenn-Erik Nordby har sørget for at antall kontorplasser på Ullevål har gått ned fra 3 til 2. Kostnader ved å ha kontorer på Ullevål beregnes pr kvadratmeter. Dette gjelder også alle indirekte kostnader der som IT-kostnader, renhold og slikt.

Følgende punkter ble diskutert – Hva med å redusere med ytterligere 1 kontor? Altså kun ha 1 kontor for 2 ansatte pluss evt evt tilreisende som også skal ha mulighet for å koble opp sin PC og jobbe der. Problematikk rundt møtearena ble nevnt. Foreløpig er dette ikke et aksjonspunkt. – Hva gjør vi med den lille leiligheten i Stavangergata i Oslo ? Siden den ble kjøpt inn har den steget i    verdi fra ca 550.000 til ca 1,3 mill. Her har vi en skjult reserve i vår egenkapital siden den der er    bokført med kr 550.000. Vi ble enige i at Bengt Paulsen ser på muligheten til å leie den ut til    bordtennismiljøet de dager den ikke er benyttet. Folk som f.eks reiser inn til Oslo for å delta på aktivitet der. – Vi betaler 130.000 for at NIF skal føre regnskap for oss og gjøre noen andre regnskapsmessige tjenester. NBTF er svært fornøyd med den service de får fra NIF her. Siden denne tjenesten er «in house» så slipper man å betale MVA på tjenesten. Det ble diskutert om noen andre kunne levert dette billigere. Erik Lindholm vil se litt på dette, men mest sannsynlig gjør vi ingen endring her.

Sektor Bredde og Rekruttering ledet av Rune Fredriksen: – Klubbutvikling med «Utviklingstrappa» avsluttes tidlig våren 2016. – Ønsker å satse stort på områder i Norge hvor det ikke er aktivitet, spesielt store byer. Ble mye diskusjon rundt dette. Styret konkluderte til slutt med at vi bør først kjøre en pilot for dette, evt 2 parallelle piloter. Det ble avsatt kr 100.000 til dette. Blir dette en suksess og man rekker evaluering på dette innen november 2016 så er sannsynligheten stor for at vi legger inn enda mer penger i dette i budsjettet for 2017. Dette er jo kjernevirksomhet for oss. «Å bli flere spillere og    klubber».

Sektor Toppidrett ledet av Olav Haraldseid: Det ble diskutert en del om man f.eks skulle sende noen lag til VM i Malaysia i det hele tatt. Ikke avklart på dette møtet. Sektor Toppidrett kan selv bestemme dette innenfor sitt eget tildelte budsjett. Det ble også diskutert det med å sende de «nest beste» til flere utenlandske stevner med «flagget på brystet». Dette er jo til en viss grad et økonomisk spørsmål. Vi konkluderte med at dette skal sektoren få bestemme selv, men de tok til seg innspillene. De opplyste også om at de på f.eks kadettsiden de siste årene faktisk har hatt med 12 av de 20 beste på rankingen på slikt. Policy i yngre årsklasser er at de 1-2 aller beste stort sett tas ut og at nr 3-4 på laget ofte er nye fjes. På slike uttak vil vi alltid ha misnøye fra klubber som mener seg forbigått. Da er det lov å kontakte landslagstrenere eller sektoren og komme med innspill. Når det er snakk om samlinger skal man innkalle fra hele landet om de er kvalifisert sportslig sett.   En sak sektoren har flagget flere ganger. Det er manglende interesse for at klubbtrenere deltar på samlinger. NBTF tilbyr dem gratis opphold/mat. Reise og lønn dekkes ikke av NBTF. De kan altså få bli med for å få til samarbeid mot landslagstrenere og rett og slett lære av dette. Sektoren vurderer å innføre det som et krav at klubbtrener engasjerer seg for at man skal bli tatt ut på samling. I det hele tatt må klubbene engasjere seg mer på å bidra sammen med landslagstrenerne for å få frem gode internasjonale spillere. Det er ikke slik at NBTF «tar over spillerne» når de når et visst sportslig nivå. Det treningsarbeid som utføres hjemme i klubbene er svært viktig.

Det ble også nevnt at man bør se på en samarbeidsavtale med SAS/Norwegian. Etter budsjettgjennomgangen for sektoren fikk sektor Toppidrett i oppgave å redusere sine kostnader ytterligere med 100.000,- Bengt Paulsen vil se på dette i samråd med Olav/Christian etter styremøtet.

Sektor Arrangement ledet av Nina Jeletich:

Det ble en del diskusjon rundt regionlagsturneringen i Skien hver sommer. Vi besluttet å beholde denne. Selve sommerleiren i Skien avsluttes. Sektoren fikk økt sitt budsjett noen rundt dommersiden, bla et e-læringskurs.

Vi gikk inn i møtet med et samlet underskudd på kr 930.000 når alle sektorene hadde levert sitt budsjettforslag før møtet. Gjennom møtet fikk vi redusert dette ned til underskudd på kr 300.000. Etter møtet skal sektor Toppidrett redusere sitt budsjett med ytterligere 100.000.

De siste 200.000 i underskudd behandles slik:

– Nordby/Paulsen/Lindholm går igjennom alle sektorene og kutter ytterligere 150.000 etter møtet – vi sitter da igjen med ca 50.000 i underskudd, noe som er ok siden vi har en del saker på inntektssiden som mest sannsynlig vil bli realitet.

Sak 54/15 Retningslinjer for Valgkomiteen

Styret besluttet å støtte de retningslinjer Valgkomiteen har laget. De er ikke lovgivende, kun veiledende. Kommende valgkomiteer vil da få forelagt disse.

Sak 55/15   Lisenskrav for norske deltakere Nordeuropeisk for Veteraner

Styret støttet sektor Arrangement sitt forslag om at de slipper lisens. Det ble litt diskusjon rundt dette.

Sak 56/15

Kun informasjonssak. Tommy Urhaug og Aida Dahlen er NBTFs kandidater til årets Idrettspris. Det er også Jan Bergersen på trenersiden.

Sak 57/15   ITTF Kongress og VM i Kuala Lumpur

Kun informasjonssak. Det er avsatt kr 16.000,- til representasjon i utlandet i 2016. Dette er svært lite penger sett i betraktning av at vi planlegger å delta på i VM i Kuala Lumpur, EM i Budapest og Paralympics i Rio.

Planen er at generalsekretær deltar i VM Kuala Lumpur. Han har mange av sine utgifter dekket av andre enn NBTF. President deltar i EM fordi det er kongress der. Ved opphold i 2 dager er det meste dekket. Generalsekretær deltar i Paralympics som også er utenfor NBTFs budsjett. I tillegg vil mest sannsynlig Øivind Eriksen være til stede noen av stedene. Hans utgifter er også utenfor NBTFs budsjett.

Sak 58/15 Søknad fra Vikåsen BTK

De søkte om kr 25.000,- i prosjektstøtte til bordtennishall på Lade Idrettspark i Trondheim. Styret innvilget dette enstemmig.

Det vanket dessuten mange godord om Rolf Erik Paulsens innsats for norsk bordtennis gjennom mange år. Han er et godt eksempel på god dugnadsånd vi så sårt behøver. Han er jo arkitekt og tilrettelegger for både våre gamle websider og våre nye websider pluss så mye mye mer. Svenn-Erik Nordby har også vært en støttespiller i dette hallprosjektet. Tennisforbundets har også bidratt med å «trekke i tråder».

Sak 3.1 Status fra sektorene

Sektor Marked&Media: Jobbet mot potensielle sponsorer. Ligger an til 6-7 nye aktører med potensiale til 200.000 pr år. Neppe kontrakt før mars 2016.

Vi er nå aktive på nett. Aktiviteten på hjemmesiden mhp antall nyheter er vel omtrent som tidligere, men vi har nå i tillegg mye aktivitet på minst 4 steder/grupper på Facebook. Vi er nå aktive på sosiale medier og når dermed flere brukere. Vi ønsker i utgangspunktet at hjemmesiden er hovedsiden man starter ut i fra, men det er vanskelig å styre. Vi allikevel så mye trafikk på hjemmesiden at vi måtte øke vår lisens her. Gruppen av «journalister» er nå snart komplett. Tor H vil selv dekke temaet «landslag». Her kommer det snart mer fast stoff og nyhetsstoff inkl bilder på hjemmesiden. Sektoren har dessuten en del aktivitet inn mot aviser og NRK/TV2.

Sektor Organisasjon: Medarbeidersamtaler med 2 av administrasjonen gjennomført av generalsekretær og President. Det gjenstår tilsvarende medarbeidersamtale med Gen.sekr

Sektor Arrangement: Avholdt møter og laget en del endringsforslag og lagt disse ut på hjemmesiden og Facebook for å vise hva vi tenker og få innspill. Innspillene er ikke drøftet i samlet styre enda. Samlet styre vil på nyåret få en samlet innstilling fra sektoren som styret da vil diskutere og evt vedta helt eller delvis. Modum Open blir ikke arrangert mer. Rune Johansen deltok på siste møte i sektoren og vi ble sammen enge i det. Vi ser på alternativ måter å få til noe lignende. Å spisse et NC med et «stjernelag» i en ekstra konkurranse hvor kanskje eliteklassen dagen i forvegen er kvalifisering for de øvrige deltagere i «stjernestevnet» er noe vi ser på.

Dessuten har sektoren behandlet en del henvendelser.

Sektor Toppidrett: Avholdt møte under NC1. Hovedtema er nye ansettelser og ny strategi rundt trenerstillinger fra 1.august 2016. Sektoren diskuterer mange temaer rundt samlinger/uttak/satsningsområder og annet. De får også mange henvendelser og er en sektor hvor det «blåser litt». Engasjementet er høyt.

Sektor Bredde: Har ønske om å nå ut mot byer/områder hvor det ikke er aktivitet i dag. Det vil på nyåret komme et nytt begrep: «Kvalitetsklubb». Dette er et opplegg fra NIF for å sørge for at klubber har «alt på stell».

Nivå 1: Et nytt datasystem hvor klubbene skal registrere inn en del opplysninger. I første omgang for selv å se hva de har av personer/rutiner og hva de mangler. Dette registeret kan fort senere bli utgangspunkt for å brukes til andre saker, f.eks kobles til Idrettsregistreringen og således være et krav for f.eks å få LAM-midler. Men dette er en sak for NIF og foreløpig uklart.

Nivå 2: Flere prosesser rundt det å få klubbene mer profesjonelle og solide.

Sak 59/15   Egen reklame for landslagsutøvere på landslagsdrakt

Det ble besluttet at det kan tillates 1 stk reklame på skulder/arm på trøye og 1 stk på shorts. Tilsammen skal de ikke overskride 100cm2. Reklamene skal godkjennes av NBTF. Internasjonalt finnes regler på at samlet reklame på trøye ikke skal overskride 600cm2 fordelt på 6 reklamer.

Sak 3.2 Regionalisering

Svenn-Erik Nordby, Sven Wertebach og Rune Fredriksen skal evaluere dagens regionsoppdeling og foreslå forbedringer i samråd med regionslederne. Idag ble det besluttet at sektor Organisasjon skal være driver av prosessen og leder av dette dermed blir Sven Wertebach.

sak 4.3 Driftsregnskap pr 31/10.

Kort fortalt er vi i rute med årets regnskap.

Møtet var delt opp i 2 seksjoner og det startet kl 11 og sluttet kl 18 med 1,5 time pause i midten.