En kortfattet sammenfatning siste styremøte

Vi fortsetter med å legge ut en kortfattet sammenfatning siste styremøte. .Så lenge saker som diskuteres ikke inneholder persondetaljer eller annen sensitiv informasjon bør hele bordtennisnorge vite hva det snakkes i styremøtene. Vi jobber jo for dere.   (gratis ..he,he)
Denne gangen var det berammet et 2-dagers møte på Ullevål. Fredag 18-21 og Lørdag kl 09:30 – 16.
Fredagen startet med litt pizza og løsprat før vi gikk inn på en tung post ledet av Svenn-Erik Nordby, nemlig: Regnskap hittil i år og budsjett 2015.

Sak 44/15 Budsjett og regnskap 2015
Dette er et helt basis tema for hele vår virksomhet. Alle saker som diskuteres vil måtte sees i sammenheng med budsjett. Er det et tiltak vi ønsker å gjennomføre må vi alltid se om aktuell sektor sitt budsjett har rom for tiltaket. Å flytte penger mellom sektorene er nemlig ikke enkelt. Dette av 2 årsaker:
– man må da kutte ned på andre nødvendige tiltak i annen sektor
– svært mye av pengene er øremerkede penger, altså penger som har kommet inn til NBTF for å brukes på konkrete saker.
Det aller meste av pengene i post2, 3, 4 er øremerkede og disse pengene er størsteparten av pengene NBTF får hvert år. De midlene som man klarer å skaffe på annet vis, f.eks gjennom sponsoravtaler med Thon, Gjensdige, gjennom arrangementer eller andre inntekter er midler man mer fritt kan disponere. NBTF må nemlig rapportere tilbake til NIF hva de øremerkede pengene er brukt til.
Vi brukte mye tid på fredag til opplæring av nytt styre i budsjettet, hva man kan flytte på, hva som er usikre inntekter, tidspunkt for når man kan legge tall i budsjettet osv. Svenn-Erik har heldigvis stålkontroll på regnskapet i samarbeid med Bengt Paulsen. De har historikk tilbake i mange år med at dette behersker de. Allikevel er det viktig at styret selv også forstår budsjettet og kan gjøre seg opp sine egne meninger. Vi litt opp i årene husker vel den britiske komedien «Javel statsminister».
Det som kom frem på møtet var at det ikke var så enkelt for resten av styret å sitte med samme kontroll. Det er nemlig NIF sine systemer som benyttes her og det systemet ser ut til å ha litt mangler. Kolonnen for «Prognose» på de enkelte konti var ubrukelig. Vi må da kun forholde oss til «regnskap hittil» og «budsjettert». Dette er uansett en litt vanskelig problemstilling ettersom vi måtte ha periodisert kostnader for å få den til å bli bedre. Kostnader kommer jo gjerne «klumpvis» og «hittil i år» kan da ofte være misvisende.
Nordby har vært dyktig på å bruke ulike fargekoder i regnskapsoversiktene mhp hva som er øremerkede midler vs frie midler og en annen farge på poster i budsjettet som er veldig usikre.

Svenn-Erik Nordby fikk da i oppgave fra styret:
Litt av den kunnskap han har «i hodet» på hvordan vi «ligger an» hittil i år bør ned på papir i forkant av styremøtene, f.eks i
– en topp10 liste på de mest interessante avvikene
– rødt/gult/grønt lys for totalene pr sektor

Sak 45/15  Kategori 1 og 2  Søknader og tildelinger
En viktig sak her først:
Vi har vært litt snille mhp klubber som slurver med å levere søknad og rapport i tide. Hadde dette vært kommunale bidrag, idrettskretsbidrag eller andre offentlig bidrag hadde de ikke fått noe.
Styret var nå enige i at neste år strammes det inn her. Merk dere dette klubbledere. Få datoene for søknad og rapport for post3 inn i årshjul-kalenderen deres. Har dere ikke et årshjul så må dere for all del få dere det. Datofrister for klubbdrift er det svært viktig å ha kontroll på. Dessverre er det mye slurv her i bordtennisnorge og det kan få fatale økonomiske konsekvenser.
Rune Fredriksen som leder sektor Bredde&Rekruttering informerte om tildelingene.
Vedtak: Styret vedtok å viderføre prosjektet og tildele følgende klubber status som;
Kategori 1: B-72, Fokus BTK, Eiker BTK, Kobra BTK, Oppegård IL-BTG
Kategori 2: Nesodden IL-BTG, Kjelsås BTK, Molde BTK, Fornebu BTK, Fjellkameratene IL-BTK, Sarpsborg BTK, Sp kl Heros og Harestua IL – BTG
Utbetalingene av tilskuddet gjøres iht utlysningen, i 2016. Det avholdes et Klubbseminar – Utviklingstrappa modul 5 i Oslo, 9.-10. januar for disse klubbene

Sak 46/15  NBTF Konkurransereglementet – Innføring av stevneavgift    (stevne-tier’n)
Alle approberte stevner (ikke seriespill) skal altså legge på en ekstra 10-kroning på alle deltagelser.
Vi diskuterte først hvordan innkreving og kontroll skal foregå. Vi ble til slutt enige i følgende modell:
– Arrangør betaler selv på eget initiativ inn til et fast kontonummer i NBTF sentralt.
– NBTF vil periodisk sende oversikt til de enkelte regioner hva som er betalt inn pr stevne i deres region og be regionen sjekke beløp samt innkreve evt restbeløp
Deretter diskuterte vi hva pengene skal benyttes til. Følgende forslag
a) Fordeles til regionene som frie beløp forholdsmessig etter inntekten i den regionen
b) Fordeles til regionene som frie beløp med 20% til hver region
c) Brukes til felles tiltak som er på tvers av regionene. Skal ha et «distriktshensyn» innebygd.
Styret mente at punkt a) er uaktuelt fordi det vil favorisere region Øst for mye.
Vi ble ikke enige i om b) eller c) var best.
Da bestemte vi oss for følgende:
«Rune Fredriksen kontakter regionslederne og ber om råd fra dem og fremmer et forslag om dette til neste styremøte».

Sak 47/15 og 49/15
Svenn Erik Nordby gikk igjennom ulike samarbeidsavtaler NBTF har.
Vi fokuserte mest på avtalen vi har med NTG.
Det koster bordtennisnorge ca 200.000 pr år å ha bordtennislinje der.
Styret godkjente avtalen med NTG på dette møtet.
I samme runde gikk vi også igjennom hvilke stipender som deles ut til våre utøvre. Aida Dahlen og Tommy Urhaug er i særklasse her ettersom de får penger direkte fra Olympiatoppen kanalisert gjennom NBTF. De er medaljekandidater i internasjonale mesterskap. Av de andre som fikk stipend så var dette rimelig standardisert ut i fra at de tilhører forbundsgruppa for seniorlandslaget. Alle tildelinger er basert på at utøverne selv søker om dette. Det ble vedtatt at sektor Toppidrett ser litt på prosessen rundt stipender:
– kriterier/utlysing
– Selve tildelingene
– hva med fler funksjonshemmede ?
– hvordan dette informeres ut
– ser dette i sammenheng med evt andre støtteordninger

Sak 48/15
Olav Haraldseid gikk igjennom arbeidet rundt å rekruttere nye landslagstrenere. Søknadsfrist er 15.oktober. God kontroll her.
Det ble reist kritikk mot noen tidligere ansettelser/engasjementer som ikke var utlyste ryddig nok. Vi ble enige i at vi ser oss ikke bakover og problematiserer det. Vi sørger for å være ryddige fremover. Åpenhet rundt slikt er viktig. Vi skal ikke i fremtiden oppleve at en trener plutselig er ansatt uten at det har vært noen prosess rundt dette. Alle ansettelser i fremtiden skal ha en prosess som er godkjent av overliggende organ. Hvis en landslagstrener engasjerer en hjelpetrener på permanent basis eller i «vesentlig grad» skal leder toppidrett være informert (Olav Haraldseid) og Olav vurderer om President/Visepresident også skal være informert.

Sak 3.2  Arbeidsdeling mellom forbundsstyret og administrasjon i NBTF Såkalt «Governance».
Hvor mye skal styret involveres i daglige saker ?  Når skal administrasjon løfte saker til Sektoransvarlig og når skal sektoransvarlig løfte saker til styret ?
Olav Haraldseid redegjorde på prinsipielt grunnlag om temaet. Her er et resume av det:
Tinget: VISJONNÆRT NIVÅ: Lovendringer, hovedprioriteringer?
Styret: STRATEGISK NIVÅ: Strategiske beslutninger og prioriteringer. Behandling av av større / viktige saker?
Komiteene: FAGANSVARLIGE FOR SEKTOR: Faglige vurderinger, innstilling til styret fra hver sektor, evaluering / innstilling ansettelser.?
Administrasjonen: TAKTISKE NIVÅ: Med utgangspunkt i politiske og strategiske føringer lede NBTF’s ansatte.?
Ansatte: OPERATIVT NIVÅ: Levere ihht. prestasjonskontrakt.?
Vi konkretiserte dette med å se på noen praktiske henvendelser/spørsmål som kan dukke opp:
– Skal vi sende damelag til VM??
– Klage på uttak??
– Klage på landslagstrener??
– Uenighet om klubbstøtte??
– Personalsaker??
– Uttakskriterier..?
Problemet er at teorien er grei nok. Problemet er i praksis å definere de sakene som kommer inn mhp hvilken kategori de tilhører.
Vi ble vel da enige i at saker i utgangspunktet skal behandles der de oppstår og at organisasjonsleddet overfor skal bli informert om vedtak slik at de kan gripe inn om nødvendig.
Andre generelle prinsipper er: Snakk «til» folk og ikke «om» folk. Er det klage på f.eks en trener så skal man alltid forsøke å ta opp dette med den det gjelder før man eskalerer.

Sak 3.1 og sak 3.6   Statusrapport fra sektorene og handlingsplan for sektorene.
Dette var punktet på agendaen som vi skulle bruke mest tid på. Vi måtte kutte en del ned på det fordi en del andre punkter tok mye tid (nyttig tid), spesielt økonomidelen første dag.
Hver sektor er godt i gang. De presenterte hva de hadde gjort så langt. Sektorene har hatt sektormøter og annen virksomhet i perioden. Sektorene er bemannet med dyktige folk. Sektor toppidrett er ofte den sektoren hvor det «blåser mest» og mange har meninger om det meste. Vi har i år fått inn mye tung kompetanse her da vi kan skrive opp disse medlemmene som sektormedlemmer: Christian Ibenfeldt, Alain Doval, Tom Johansen, Pål Guttormsen, Regina Stevens og Olav Haraldseid som leder av sektoren.
Når det gjelder innholdet i planene for hver sektor så blir det for mye å gå inn i i denne artikkelen. Info om slikt kommer senere.
Vi kan kanskje nevne en ny komite som ble nedsatt på dette møtet:
Svenn-Erik Nordby, Rune Fredriksen og Sven Wertebach utgjør nå en komite som skal lede prosessen med å se på dagens regionsoppdeling/regionsstruktur. Mandatet strekker seg gså til å se på om vi skal ha regioner i det hele tatt. Denne komiteen skal ha en innstilling klar til regionsledermøtet 22.mai 2016

Merk dere følgende:
Noen av sektorene har saker de ønsker å diskutere med Grasrota. Vi ønsker ikke å vedta saker og tre det ned over hodene deres. La oss sette opp en grundig bakgrunnsartikkel på hva vi tenker med pluss og minusider. Dette presenteres som en artikkel på hjemmesiden. Der er det link til en egen Facebook-gruppe hvor diskusjonen skal foregå. Fungerer dette så vil stadig flere temaer legges ut  på samme måte. Mest sannsynlig blir sektor Arrangement første sektor ut på dette. Her er det mange spennende endringsforslag på gang. Vi ser for oss et eget menypunkt på hjemmesiden som heter «Diskusjoner». Når man trykker på den så får man opp undermenyer, en pr diskusjonsside/tema.

Sak 4.3  Lånesaken til Eiker BTK
Eiker BTK har nå betalt sitt første avdrag. De signaliserer at de sliter økonomisk og ønsker et møte med NBTF mhp neste års betaling.
NBTF legger denne saken til sektor Arrangement. Det betyr at Sven Wertebach og Erik Lindholm inviterer Eiker BTK til et møte senere i sesongen for å diskutere «hvordan» de skal betale og ikke «om» de skal betale. Sven Wertebach vil da lage en prosess rundt dette og fungere som facilitator i dialogen.

Annet:
1. Atle Irgens har sendt styre et dokument med masse spørsmål.
President vil gi et samlet svar tilbake og hente svar fra ulike aktører.
2. Det ble informert litt om den nyttige virksomheten Øivind Eriksen gjør for norsk bordtennis ved å være til stede ved ulike internasjonale arrangement og prate med forbundsledelsen i de ulike land.
F.eks å få land til å stille i NETU er viktig for oss. Her snakker Øivind med dem face-to-face. Øivinds reiseutgifter dekkes av ITTF…glimrende. Øivind er i praksis vår utenriksminister.
3. Kevin Johansen i valgkomiteen har utarbeidet retningslinjer for arbeid som skjer i valgkomiteen. Vi rakk ikke diskutere dette på dagens styremøte. Dette oversendes til sektor Organisasjon.